Blue Toro Outlook Tools

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Legen Sie Mail-Beilagen und eingebettete Bilder grössenoptimiert an einem Speicherort Ihrer Wahl ab.

Sie erhalten regelmässig unzählige Mail-Beilagen, die Sie mit geringstem Aufwand und möglicherweise platzsparend ablegen möchten. Ihr täglich verwendetes Mail-Programm bietet Ihnen allerdings nicht den gewünschten Comfort, um dies bequem erledigen zu können.

Das Outlook Add-In «Blue Toro Outlook Tools» vereinfacht die Ablage von Mail-Beilagen. Umständliches Speichern und nachträgliches Umbenennen von abgelegten Dateien gehören ab sofort der Vergangenheit an.

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Das Wichtigste zu Outlook Tools in Kürze:

  • Legen Sie Mail-Beilagen in einem vorkonfigurierbaren oder einem Ablageverzeichnis Ihrer Wahl ab
  • Auflistung aller im Mail enthaltenen Beilagen mit Grössenangabe
  • Bildervorschau
  • Ablage von angehängten oder im Mail-Text eingebetteten Bildern
  • Ablage von Bildern im Originalformat oder als PDF-Datei
  • Optionale Grössenoptimierung von abgelegten Bildern
  • Einstellbare Bildqualität von JPEG-Bildern (Fotos, eingescannte Dokument etc.)
  • Automatische Ausrichtung von Bildern
  • Manuelles Rotieren von Bildern
  • PDF-Vorschau
  • Speichern Sie PDF-Dateien entweder vollständig ab, oder …
  • legen Sie individuell die gewünschten Seiten fest, die in einer neu generierten PFD-Datei abgelegt werden
  • Auswahlmöglichkeit für das Speichern von Mail-Beilagen
  • Umbenennen von Mail-Beilagen vor dem Speichern
  • Optional konfigurierbare Erweiterung von Dateinamen durch dynamisch erzeugte Namenspräfixe

Auswahl der Mail-Beilagen

Die Liste der «Enthaltenen Beilagen» führt sowohl angehängte Dateien als auch im Mailtext eingebettete Bilder auf. Legen Sie durch Markieren fest, welche Dateien Sie zur Ablage vorsehen möchten. Die aktuell ausgewählte Beilage (PDF-Dokument oder Bild) wird zur Vorverarbeitung in der Vorschau angezeigt.

Bereiten Sie Mail-Beilagen vor, indem Sie sie ggf. umbenennen oder bei Bildern, wie beispielsweise eingescannte Dokumente, festlegen, dass diese als PDF-Dateien abgelegt werden sollen.

PDF-Dateien Seitenauswahl

Beiliegende PDF-Dateien mit vielen Seiten enthalten oftmals die Informationen, die Sie tatsächlich ablegen möchten, über das gesamte Dokument verteilt auf einzelnen oder wenigen zusammenhängenden Seiten.

Wählen Sie die benötigten Seiten aus grossen PDF-Dateien aus und lassen Sie daraus neue PDF-Dateien zur Ablage generieren.

Bilder drehen

Bilder können Metadaten enthalten, die eine Drehung in 90° Schritten vorgeben. Oftmals werden die Bilder dadurch gedreht abgespeichert. Blue Toro Outlook Tools liest diese Daten aus und nimmt eine entsprechende Korrektur vor, wodurch die Bilder sowohl in der Vorschau als auch nach dem Speichern in der korrekten Ausrichtung vorliegen.

Falls keine oder falsche Informationen zur automatischen Bildausrichtung vorliegen, lassen sich die Bilder ergänzend manuell rotieren.

Grössenoptimierte Bilder

Bilder, die Sie in Mail-Beilagen zugesandt bekommen, verfügen oftmals über eine Grösse, die Sie gar nicht benötigen. Mit der maximalen Bildausdehnung können Sie festlegen, mit welchen Ausmassen die Bilder gespeichert werden sollen. Bei JPEG-Bildern wie Fotos, eingescannten Dokumenten etc. lässt sich zudem die gewünschte Bildqualität festlegen. Beide Faktoren können optimierenden Einfluss auf den Speicherbedarf der abgelegten Bilder haben.

Optional lassen sich Bilder in PDF-Dateien umwandeln, um auf diese Weise abgelegt zu werden.

Dateinamen

Möglicherweise wird in Ihrem Betrieb eine bestimmte Regel zur Vergabe der Dateinamen abgelegter Dokumente angewendet. Blue Toro Outlook Tools gibt Ihnen dazu die Möglichkeit, das Schemas zum Generieren von Namenspräfixen festzulegen.

Systemvoraussetzungen

Betriebssystem Microsoft Windows 7 SP1 oder neuer
CPU x86 oder x64
Arbeitsspeicher 1 GB
Festplattenspeicher 4 GB
Weiteres Microsoft Outlook 2016 oder höher muss auf Ihrem Computer installiert sein

Das intuitiv bedienbare Add-In für Microsoft Outlook ermöglicht Ihnen auf einfache Weise, Ihre Mail-Beilagen optimiert abzulegen.

Kontaktieren Sie uns. Wir unterstützen Sie gerne mit Blue Toro Outlook Tools beim Archivieren Ihrer Mail-Beilagen.

Informieren Sie sich auch über Blue Toro QR-Rechnung